Zwiększanie efektywności zarządzania informacją

Przechowywanie dokumentów wyłącznie w papierowej wersji jest coraz częściej kwestionowane zarówno przez przedsiębiorców, jak i przedstawicieli administracji publicznej. Zwracają oni uwagę na optymalizację czasu podczas pracy z e-dokumentami oraz wygodę korzystania z archiwum dokumentów elektronicznych.

Nowy wymiar efektywności

Zarządzanie informacją odgrywa kluczową rolę w funkcjonowaniu większości współczesnych firm – począwszy od mediów i dużych korporacji, a skończywszy na niewielkich przedsiębiorstwach, które zatrudniają po kilkanaście osób. W każdej z nich pojawia się konieczność prowadzenia sprawnego obiegu dokumentów elektronicznych tj. faktury, umowy czy akta pracownicze. Utrudnienia w dostępie do dokumentacji mogą skutkować opóźnieniami w płatnościach, nie mówiąc już o tym, że wymagają od pracowników poświęcenia dodatkowego czasu na odszukanie potrzebnych dokumentów. Czasu, w którym podwładny mógłby realizować działania sprzedażowe, tworzyć koncepcję nowych produktów i usług lub wykonywać inne, znacznie bardziej konstruktywne zadania. W niektórych przypadkach zagubienie papierowej wersji dokumentu może też nieść za sobą poważne konsekwencje – szczególnie wtedy, gdy dotyczy umowy sporządzonej z ważnym klientem, który nie chce zapłacić za wykonaną usługę. Sposobem na uniknięcie takich problemów i jednocześnie zwiększenie efektywności zarządzania informacją w firmie jest gromadzenie całej dokumentacji w formie archiwum dokumentów elektronicznych.

Zawsze do twojej dyspozycji

Archiwizacja e-dokumentów niesie za sobą wiele zalet, lecz warto pamiętać że powinna być wykonywana zgodnie z prawem. Przepisy mówią jasno, iż wszystkie pliki udostępnione w archiwum dokumentów elektronicznych powinny być łatwe do odszukania, a autentyczność ich pochodzenia nie może pozostawiać żadnych wątpliwości. Istotne jest również zachowanie integralności treści oraz czytelności e-dokumentów. Firmy oferujące usługę archiwizowania e-dokumentów, oprócz spełniania powyższych wymogów formalnych, umożliwiają też przeglądanie dokumentacji z poziomu popularnych przeglądarek internetowych. Dzięki temu z archiwum może korzystać nie tylko informatyk, ale także pracownik, który nie jest na bieżąco z nowoczesnymi technologiami. Warto dodać, że e-dokumenty są dostępne przez 24 godziny na dobę i z każdego miejsca na świecie, może z nich także korzystać jednocześnie kilka osób z różnych lokalizacji.

Archiwum dokumentów elektronicznych to duże ułatwienie dla pracowników, którzy mogą uczestniczyć w obiegu dokumentacji na bieżąco, bez konieczności czekania na swoją kolej. To także sposób na zoptymalizowanie czasu pracy, którego nie trzeba już poświęcać na poszukiwanie zagubionej umowy. Jego wdrożenie przynosi więc mnóstwo zalet i może skutkować zwiększeniem efektywności pracy w całej firmie.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Identyfikator *
E-mail *
Witryna internetowa