dokumenty przygotowane do archiwizacji

Dlaczego wybrać cyfrowe archiwum? Poradnik biznesmena

Cyfryzacja i globalizacja dotykają praktycznie każdej dziedziny naszego życia. Również w prowadzeniu biznesu coraz częściej sięgamy po cyfrowe rozwiązania. Korespondencja zewnętrzna i wewnętrzna jest prowadzona drogą mailową, a i inne dokument mają formę elektroniczną. Dlatego coraz więcej firm rozważa tworzenie elektronicznego archiwum. Czy faktycznie archiwum cyfrowe się opłaca dla każdego przedsiębiorcy?

Kiedy rozważyć przygotowanie cyfrowego archiwum?

Cyfrowe archiwum w wielu przypadkach to najlepsze rozwiązanie dla firmy. Tego rodzaju archiwa poleca się szczególnie jednostkom, które szybko się rozwijają i wytwarzają duże ilości dokumentów, które należy przechowywać przez określony czas. Dokumenty w wersji cyfrowej zajmują o wiele mniej miejsca niż te w tradycyjnej formie. Dodatkowym atutem archiwum w postaci cyfrowej jest też to, że obieg dokumentów w takiej formie jest o wiele szybszy. Z reguły dostarczenie zamówionego dokumentu zajmuje od kilku sekund do maksymalnie kilkunastu minut. W tradycyjnych archiwach dostarczenie dokumentu zajmuje o wiele więcej czasu, szczególnie jeśli archiwum prowadzone jest przez firmę zewnętrzną i wszystkie dokumenty znajdują się poza główną siedzibą firmy, do której należy archiwum. Warto też wspomnieć o tym, że dobrze zabezpieczone archiwum cyfrowe jest o wiele bardziej odporne na zniszczenia czy włamania niż archiwum w tradycyjnej formie.

Archiwum cyfrowe będzie zatem dobrym rozwiązaniem dla firm, które wytwarzają duże ilości dokumentów, nie posiadają odpowiednio dużych pomieszczeń do przechowywania dokumentów w tradycyjnej formie i zależy im na usprawnieniu przepływu dokumentacji.

Jak przygotować archiwum cyfrowe?

Przygotowanie archiwum cyfrowego musi być poprzedzone katalogowaniem wszystkich dokumentów i ułożeniem ich w odpowiedniej kolejności. Te zadanie najlepiej powierzyć specjalistom zajmującym się digitalizacją dokumentacji. Osoby pracujące w tego rodzaju firmach posiadają kwalifikacje i odpowiedni sprzęt pozwalający na sprawne przygotowanie dokumentacji w wersji cyfrowej. Po opracowaniu cyfrowych wersji dokumentów są one dokładnie opisywane, a także wprowadzane do systemu, który później będzie obsługiwany przez pracowników firmy. Osoby zajmujące się digitalizacją i opracowywaniem dokumentów powinny też przeszkolić pracowników firmy w zakresie obsługi programów do obrotu dokumentów w firmie, co umożliwi ich szybkie wdrożenie do nowego systemu i sprawne korzystanie z archiwum cyfrowego.

Czy archiwum cyfrowe zawsze się opłaca?

Archiwum cyfrowe to propozycja przede wszystkim dla firm, które są duże i co za tym idzie wytwarzają duże ilości dokumentów. Niewielkie, jednoosobowe przedsiębiorstwa czy też małe firmy rodzinne rzadziej decydują się na digitalizację swojego archiwum z uwagi na to, że obieg dokumentów jest szybszy i ich ilość jest znacznie mniejsza, co pozwala sprawnie wykorzystywać dokumentację w formie papierowej.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Identyfikator *
E-mail *
Witryna internetowa